Практические вопросы выдачи денег из кассы ООО

Практические вопросы выдачи денег из кассы ООО и их обоснование для целей бухгалтерского учета

В повседневной практике финансово-хозяйственной деятельности и ведения бухгалтерского учета нередко возникает ситуация, когда руководителю требуется некоторая сумма наличных денег для инвестирования их в дальнейшее развитие организации. Она может ему понадобиться для проведения переговоров с потенциальными заказчиками/покупателями в неофициальной обстановке, авансирования предстоящих поставок, покупки дорогостоящего имущества и просто налаживания других полезных контактов. При этом директор не видит в этом какой-то проблемы, даже если сумма достаточно внушительная, но для бухгалтера все не так просто и нужны какие-то обоснования для корректного отражения данной операции при ведении бухгалтерского учета предприятия.

Если наличных денег в кассе у фирмы нет - нет и проблем. А вот если они есть, то можно предложить руководителю несколько вариантов оформления этой хозяйственной операции в бухгалтерском учете организации. В частности, требуемую сумму можно выдать, как:

Заем.

Если требуется большая сумма денег, то можно выдать эти деньги в виде займа. Оформление этой выдачи для целей бухгалтерского учета несложное - необходимо составить договор займа с ООО. В нем следует указать реквизиты фирмы, Ф.И.О. руководителя (то есть заемщика), сумму займа, срок, на который он выдается, и т. д. В общем, все требования к таким договорам вы найдете в главе 42 Гражданского кодекса.

Правда, у этого договора есть и определенные нюансы. Прежде всего, следует определиться с сотрудником, который будет подписывать договор от лица фирмы. Обычно это делает директор. Однако он не может оформить договор сам с собой. Но такой договор может подписать и учредитель фирмы. Тогда преамбула договора будет выглядеть, например, так: "ЗАО "Актив" в лице его учредителя Иванова Александра Ивановича, действующего на основании устава, и Николаев Сергей Сергеевич заключили договор о нижеследующем...".

Кроме того, договор может подписать любое лицо, на которое выписана необходимая доверенность. Кстати, ее даже не надо заверять у нотариуса. В ней нужно указать, что тот или иной сотрудник фирмы (например, менеджер или исполнительный директор) может на основании доверенности оформлять сделки. В этой ситуации преамбула будет звучать так: "ЗАО "Актив" в лице исполнительного директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании доверенности от 20 мая 2011 г. № 3, и Николаев Сергей Сергеевич заключили договор о нижеследующем...".

Не забудьте определиться со сроком займа. Этот срок законодательство, в том числе и для целей бухгалтерского учета, не ограничивает. В описанной нами ситуации оптимальный вариант, скажем, лет 10-15. В конце концов этот срок можно и продлевать до бесконечности, достаточно лишь оформлять дополнительные соглашения к договору. Это достаточно просто и не влечет дополнительных проводок в бухгалтерском учете Вашей организации.

Еще один момент - проценты за пользование займом. Конечно, проще всего оформить беспроцентный заем. Но тогда вашему руководителю придется платить налог на доходы физических лиц с материальной выгоды (суммы процентов, которые ниже 3/4 ставки рефинансирования Банка России). Причем налог надо будет рассчитывать по максимальной 35-процентной ставке. Если сумма займа большая, получится и большая сумма налога.

Проценты за пользование займом можно установить и в размере 3/4 ставки рефинансирования, действующей на момент заключения договора, но тогда вашей фирме придется платить налог на прибыль с суммы процентов. Дабы обойти эти неприятности, можно записать в договоре, что проценты (разумеется, в размере 3/4 ставки рефинансирования Банка России) будут начислены и выплачены заемщиком вместе с основной суммой займа (то есть лет через 10-15).

Выдача в подотчет

Более простым способом для целей ведения бухгалтерского учета может стать выдача директору деньги в подотчет. Закон не ограничивает ни сумму подотчетных средств, ни срок, на который она может быть выдана. Одно "но". Больше одного раза выдать в подотчет деньги директору не получится. Как сказано в Порядке ведения кассовых операций, "выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу". Получается, что получить, например, командировочные он сможет не раньше того, как вернет деньги в кассу организации.

Правда санкций за подобное нарушение законодательство не предусматривает. И поэтому, если даже деньги и будут выданы до того, как подотчетное лицо отчитается за предыдущие суммы, ничего страшного не произойдет. Главное - убрать из бухгалтерии/перепечатать приказ руководителя о сроках, на которые они выдаются. Зачем лишний раз нервировать проверяющих!? Кстати, периодически при ведении бухгалтерского учета можно оформлять возврат денег и их новую выдачу. Реального движения денег, конечно, не будет. Они останутся только на бумаге при ведении бухгалтерского учета (в приходных и расходных кассовых ордерах и кассовой книге).

Дивиденды

Данный способ удобно применять на тех фирмах, у которых директор и учредитель - одно и то же лицо.

Облагают дивиденды налогом на доходы по невысокой ставке - 9 процентов, которые нужно перечислить в бюджет в виде налога на доходы физических лиц (НДФЛ) не позднее дня выдачи самих дивидендов. Больше с них ничего платить не придется, как и возвращать. Порядок выплаты дивидендов должен быть записан в уставе фирмы. Как правило, там указано, что их можно выдавать по окончании каждого квартала. Это допускает и закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" и закон "Об акционерных обществах".

Оформить выплату дивидендов для целей ведения бухгалтерского учета несложно. Для этого необходимо иметь один из таких документов о распределении чистой прибыли организации как:

Однако не забудьте - выплатить дивиденды необходимо за счет чистой прибыли фирмы, поэтому она должна как минимум быть и должна быть отражена в бухгалтерской отчетности Вашей организации. Кроме этого, выплата дивидендов не должна ухудшать финансового положения фирмы, а именно - не уменьшать ее чистые активы. Поэтому соответствующий расчет этого показателя будет не лишним. Напомним, что чистая прибыль прошлых лет в бухгалтерском учете - это кредитовое сальдо по счету 84 "Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)", текущего года - кредитовое сальдо счета 99 "Прибыли и убытки".

Приобретение имущества

На крайний случай вы можете оформить покупку имущества, которое необходимо директору и непосредственно на фирму. Если директор является еще и учредителем, он ничего не потеряет. Так или иначе это имущество будет принадлежать ему. А вот фирма может получить и определенные преимущества. Так, если куплено основное средство, производственное предназначение которого можно обосновать (например, дорогостоящий компьютер), то расходы на его покупку будут уменьшать прибыль через амортизацию.

Но у этого способа есть и недостаток. С остаточной стоимости техники придется платить налог на имущество. А если куплен автомобиль, то и транспортный налог. Определить, выгодна такая покупка или нет, можно лишь в каждом конкретном случае.

И еще несколько вариантов по ситуации

Если денег требуется немного, то под них можно подобрать те или иные затраты фирмы. Например, руководитель встречается с партнерами в ресторане. Тогда тут напрашиваются представительские расходы. Если их сумма не превышает 4 процентов от оплаты труда, они полностью учитываются при налогообложении прибыли в рамках ведения бухгалтерского учета. В любом случае зарплатными налогами их облагать не нужно.

Еще вариант. Подобрать первичные документы по канцтоварам или любым другим хозяйственным расходам. Их можно купить практически на любом рынке. Относительно небольшие суммы можно провести в бухгалтерском учете как покупку офисной бумаги, расходных материалов для оргтехники и т. п. Все это списывается на расходы полностью. Никаких налогов платить не придется.